مجلة التفاحة نحو الصحة والحياة
يعتبر السكرتير التنفيذي من الوظائف الهامة في الشركات الكبرى لما له من دور هام وفعال في إدارة الهيئة التي يعمل بها.
حيث يكون على عاتقه العديد من الأعمال الحيوية التي يجب عليه إنجازها في وقت معين وبطريقة معينة.
كما أن السكرتير التنفيذي يعتبر المساعد الحقيقي للمدير في جميع شئون العمل.
ولكن للعمل في منصب السكرتير التنفيذي لابد أن يكون الفرد حاصل على مؤهل عالي وشهادات دراسية في مجال إدارة الأعمال حتى يستطيع إنجاز تلك الأعمال بمهارة وحرفية.
في هذا الموضوع سنتحدث عن مهام السكرتير التنفيذي في الشركة والدور الذي يقوم به.
من هو السكرتير التنفيذي
هو موظف في الشركة له دور بارز يقوم بمساعدة الإدارة التنفيذية.
لديه سلطة في إتخاذ القرارات في الوقت المناسب، كما يمكنه إدارة المكاتب بصفة كاملة بجميع محتوياتها وجميع مهماتها.
بالإضافة إلى أن لديه السلطة لحضور الإجتماعات والمؤتمرات بديل عن السلطة التنفيذية.
يعمل السكرتير التنفيذي على تنظيم متطلبات الشركة ومتابعة سير العمل.
يقوم بمتابعة جميع الأعمال الموجودة داخل الشركة من بينها اعمال الصيانة ومتابعة جميع الأعطال التي قد تحدث في العمل سواء من أجهزة مكتبية أو المكيفات أو غيرها والإبلاغ بها وطلب مندوبين لصيانتها أو تغييرها إذا لزم الأمر.
اعداد غرف لتخزين الملفات الخاصة بالعمل، كما يقوم بالإشراف عليها وإعادة ترتيبها وتنظيمها، وحفظ جميع ملفات العمل بها والأوراق الخاصة في أماكن خاصة. هناك مهمات أخرى سنتحدث عنها فيما يلي.
مهمات السكرتير التنفيذي
- أول مهمة للسكرتير التنفيذي هي البريد وإستلامه وترتيبه، ثم عرضه على المدير المختص.
- بعدها يقوم المدير بتوزيع البريد على الموظفين كل موظف حسب إختصاصه.
- كما يقوم السكرتير التنفيذي بتسجيل البريد الصادر والوارد والإحتفاظ به.
- ثاني مهمة يقوم بها السكرتير التنفيذي هي الرد على الهاتف والمكالمات التي تصل إلى الشركة،
- تدوين العناوين والارقام، كما من حقه الرد على المكالمات والإستفسار عن هوية المتصل والهدف من الإتصال وتحويله إلى المدير النفيذي إذا لزم الأمر.
- كما يقوم السكرتير التنفيذي بمهمة إعداد المراسلات وتحرير الموضوعات الخاصة بالمراسلات وتجهيزيها وإرسالها إلى المدير التنفيذي لإتخاذ القرارات المناسبة لها.
- كما أنه المسئول على تقديم الطلبات الخاصة بالأجازات أو المغادرات، والطلبات الداخلية وإعداد جميع التقارير اليومية أو الشهرية التي تخص الشركة.
- يعمل ايضا على ترتيب الزيارات الخاصة بالمدير التنفيذي من خلال تلقي المكالمات وتسجيل أسماء العملاء الذين يريدون مقابلة المدير.
- عرض تلك المواعيد على المدير ليقوم بإعادة ترتيبها حسب رؤيته، ومن بعدها يقوم السكرتير بإبلاغ العملاء بالمواعيد المحددة لهم.
- بالإضافة إلى جميع ما سبق يقوم السكرتير بتجهيز الإجتماعات وقاعة الإجتماعات وكل ما يخص ذلك الموضوع. حضور تلك الإجتماعات وتدوين كل ما يحدث وكل المعلومات التي تدور في قاعة الإجتماعات.
- يعمل السكرتير على متابعة السفريات الخاصة بالمدير لجمع المعلومات التي تهمه وكل ما يخص موضوع السفر من حجز التذاكر إلى حجز مكان الإقامة.
- حجز مكان العمل أو معرفة المكان المناسب للعمل، وتجهيز ملفات العمل الخاصة بالسفريات، كما يقوم بالتواصل مع الأطراف الأخرى لترتيب السفر أو إلغاؤه إذا حدث ذلك.
من خلال ما سبق يمكن أن نعرف الدور الذي يقوم به السكرتير التنفيذي في أي مصلحة حكومية كانت او خاصة.
لذا يجب أن يكون هذا الشخص لديه مؤهلات لذلك ولديه مهارات تساعده على القيام بذلك بمهارة وحرفية من خلال الدورات التي يجتازها والشهادات الدراسية التي حصل عليها بالإضافة إلى الخبرة من مجال العمل.
