مجلة التفاحة نحو الصحة والحياة
من المعروف أن لكل مشروع أهداف معينة يجب تنفيذها أو الوصول إليها خلال مدة زمنية معينة وفق مجموعة من العمليات الإدارية والتنفيذية التي تقنن هذا المشروع، لذا قبل شرح تعريف ادارة المشاريع لابد وأن نعرف ما هو المشروع؟
المشروع هو عبارة عن هدف محدد أو منتج معين أو خدمة معية يرغب صاحب المشروع في تنفيذها أو تحقيقها من خلال مجموعة من العمليات الإدارية والتنفيذية له مدة زمنية محددة منذ بداية المشروع وحتى الوصول إلى الهدف.
وتدخل إدارة المشاريع في نفس التعريف حيث تعتبر إدارة المشاريع هي العملية التنظيمية الأولى للمشروع وهي التي تقوم بتنظيم العديد من الموارد الخاصة بالمشروع مثل الموارد البشرية مع مراعاة بعض العوامل الهامة التي تدخل في تحقيقها.
تعريف ادارة المشاريع
ادارة المشاريع هي عبارة عن إدارة تعمل على تنظيم جميع العمليات الحيوية المتعلقة بالمشروع مثل الموارد المادية أو الموارد البشرية وغيرها.
تقوم هذه الإدارة بالتطبيق الفعلي لجميع المهارات والأدوات المشتركة في هذا المشروع حتى تصل إلى الهدف منه.
مع الأخذ في الإعتبار عوامل محددة تتعلق بإدارة المشاريع وأهمها الوقت، التكلفة، الموارد البشرية والمهام الوظيفية وغيرها.
كما يمكن تعريف ادارة المشاريع بأنها هي العملية الأساسية التي تتحكم في المشروع منذ بدايته وحتى نهايته.
من خلال تقديم أدوات قوية للشركات تساعدها في تطوير أدائها وتحسين قدرتها على التخطيط والتنفيذ والتحكم فيما تملكه من موارد بشرية ومادية وأدوات وغيرها.
وتعتبر إدارة المشاريع علم وفن يهتم بدراسته كل من يقوم بعمل مشروع معين حتى يتمكن من الوصول إلى أهدافه المنشودة في الوقت المحدد له.
الأسباب الرئيسية التي أدت إلى نمو علم إدارة المشاريع هي المعرفة البشرية التي توسعت بشكل كبير الفترة الأخيرة والنمو الملحوظ على الخدمات والمنتجات الأكثر تعقيدًا وتطورًا في نفس الوقت.
هذا بالإضافة إلى التنافسات الشديدة بين الأسواق العالمية سواء في القدرة على الإنتاج أو إستهلاك السلع والخدمات.
فضلًا على قدرة إدارة علم المشاريع على تمكين الشركات من تنفيذ مشروعاتها بكفاءة وفقًا لنظام متطور قادر على التحكم بالمخرجات والعمليات.
العناصر الأساسية لمنظومة ادارة المشاريع
تعتبر عملية إدارة المشاريع عملية متكاملة وهامة لأي شركة تريد تنفيذ مشروع معين بكفاءة محددة في ظل وقت محددة لذا تتكون إدارة المشاريع من عناصر أساسية تسهم في أداء دورها بكل مهنية، ومن أهم تلك العناصر ما يلي:
الوقت
تعتبر عملية إدارة المشاريع تهتم بشكل خاص بتحديد الوقت لما له من دور رائع في إتمام المشروع بكفاءة.
فمن أهم ما يميز أي شركة عن غيرها هو إلتزام هذه الشركة بوقت معين تقدم فيه الخدمات لعملائها مما يعمل على زرع المصداقية لدى العملاء.
كما أن إستهلاك المزيد من الوقت يساهم في إستهلاك المزيد من الموارد وبذل المزيد من الجهد.
التكلفة
من الطبيعي أن يتم عمل تكلفة مبدئية لأي مشروع فعلم إدارة المشاريع يهتم بعمل مقارنة بين التكلفة المبدئية التي تم وضعها قبل البدء في هذا المشروع والتكلفة الفعلية التي أنفقت بالفعل حتى إنتهت الشركة من تنفيذ هذا المشروع.
ويكون الدور الأساسي للرقابة ومدى قدرتها على التحكم في النفقات لتسير وفق الخطة الموضوعة من قبل.
المهام
وهي عبارة عن العمليات الفعلية المستخدمة في إنجاز ذلك المشروع الذي سبق وأن تم تحديد الوقت والتكلفة له.
ولكن الدور الفعلي في هذه ممارسة تلك المهمات هي الرقابة التي تقوم بالإشراف على جميع العمليات المشتركة في هذا المشروع ومدى تطابقها مع الخطط الأولية الموضوعة من قبل الشركة وما تم الوصول إليه.
الموارد البشرية
وهي عبارة عن الموظفين داخل هذه الشركة والعاملين في هذا المشروع والرقابة القائمة على أداء دورهم على أكمل وجه.
وتحسين أوضاعهم وتقديم حوافز لهم مما يصب في مصلحة العمل.
الأهداف الرئيسية لإدارة المشاريع
تعتبر إدارة المشاريع عملية هامة ولكن تختلف أهدافها من شركة لأخرى تبعًا للمشروع المحدد والوقت والتكلفة التي سبقت الشركة وقامت بتحديدها.
ولكن على وجه العموم تفيد إدارة المشاريع في تحقيق عدد من الأهداف الرئيسية وهي:
- زيادة الإنتاج عن طريق مراقبة جميع العمليات الحيوية المشتركة في المشروع.
- تقليل التكاليف وذلك من خلال البحث عن بدائل تفيد المشروع.
- الحد من المصاريف الغير ضرورية.
- القدرة على إنهاء المشروع في نفس الوقت المحدد من قبل.
- القدرة على إنجاز المشروعات حسب الميزانية الموضوعة من قبل.
- الوصول إلى تنفيذ المنتج حسب المعايير المحددة من قبل وخاصة الجودة.
- القدرة على إرضاء جميع الأطراف سواء من العملاء أو الموظفين.
المراحل الأساسية لتنفيذ المشروع
من المعروف أن المشروع له مراحل تنفيذية تسير جميعها وفق إدارة المشاريع وتقوم بالإشراف على جميع مراحل تنفيذه بما يساهم في الوصول إلى النتيجة النهائية المثالية حسب الخطط الموضوعة من قبل.
ومن أهم المراحل الأساسية للمشروع ما يلي:
1. التأسيس والتخطيط
هي القدرة على وضع الخطط الأساسية للمشروع من خلال جمع وتحديد جميع الأفكار والمعلومات ووضعها في خطط معينة تشمل المشروع بأكمله.
2. التنفيذ
وهي القدرة على إعادة صياغة تلك الخطط الموضوعة من قبل في هيئة خطوات حقيقية يتم تنفيذها.
3. الرقابة والتحكم
وهي القدرة على متابعة جميع المهمات ومراقبة كافة الأعمال المشتركة في تنفيذ المشروع وطريقة إستغلال جميع الموارد بالشكل الأمثل وسير العمل على نفس الخطط الموضوعة.
4. الإنتهاء من المشروع
وهي القدرة على عمل مقارنة بين النتائج الموضوعة في بداية المشروع والنتائج التي توصل إليها المشروع بالفعل والتأكد من أن جميع الخطوات التي تمت إدت إلى الوصول إلى النتائج المرجوة.
