مجلة التفاحة نحو الصحة والحياة
الجميع قد تصادفه مشكلة كتابة تقرير عن مهمة معينة قام بها أو دورة تدريبية قام بحضورها أو ندوة تعليمية قد تم تكليفه بحضورها، كما يمكن طلب كتابة تقرير عمل من الطلبة تجاه مهمة معينة قاموا بتأديتها.
وهنا يأتي السؤال: ما هو تقرير العمل؟ وكيف يمكن كتابته بطريقة إحترافية؟ وما هي أهم المعلومات التي يجب أن يتضمنها تقرير العمل؟
فعند قراءة هذا الموضوع وإكتساب خبرة ستلاحظ العديد من الأخطاء في التقارير التي قمت بإعدادها مسبقًا وكنت تعتقد نفسك تكتبها بالطريقة الصحيحة لذا سنعمل بكل جهد حتى تتمكن من إكتساب الخبرة اللازمة لكتابة تقرير عمل.
ما هو تقرير العمل
تقرير العمل هو عبارة عن معلومات معينة ومحددة تقوم بتوجيهها لفئة معينة من الأشخاص قاموا بطلب ذلك منك.
يحتوي تقرير العمل على معلومات معينة ومحددة توضح تجربة معينة قمت بخوضها أو عمل معين قمت بإدائه أو تدريب معين تلقيته من جهة معينة.
يفيد هذا التقرير في تعريف هؤلاء الأشخاص بالمعلومات التي إكتسبتها من هذا العمل في صورة أقسام معينة بطريقة منظمة وبشكل سلس يمكن لكل من يقرائه فهم ما به من معلومات.
كما يهدف هذا التقرير على إكتساب الآخرين نفس المعلومات التي قد وصلت إليك بعد قراءة هذا التقرير.
الفائدة من كتابة التقرير
قبل وأن تبدأ في كتابة التقرير لابد وأن تعرف الهدف منه من خلال معرفتك لمن يوجهّ هذا التقرير وبالتالي تكون قد قمت بتحديد الجمهور المقصود من هذا التقرير هل هو مديرك في العمل أم أستاذك في الجامعة وغيره.
وبالتالي فسوف يكون تركيزك وأنت تكتب التقرير على تقديم معلومات غاية في الدقة.
يمكن فهمها، محددة، تكتب بإيجاز، اللغة المستخدمة والتعبيرات كلها مفهومة ومصاغة بالطريقة الصحيحة.
كما يستخدم المديرين طريقة كتابة التقرير لمعرفة مدى كفاءة الموظفين والحكم على أداء أعمالهم.
طريقة كتابة تقرير عمل
لابد وأن تضع في إعتبارك نقاط أساسية لكتابة تقرير عمل مفيد وجيد وهادف لا تبتعد عنها وهي:
- المقدمة: فلابد وأن يشمل تقرير العمل على مقدمة هادفة توضح الغرض الرئيسي لكتابة تقرير العمل والجمهور المستهدف من هذا التقرير.
- المعلومات الأساسية للتقرير: وهي عبارة عن المعلومات الأساسية التي ينبغي أن يشمله التقرير وما الفائدة منه، ومن الممكن أن يشمل معلومات رسمية وحقائق علمية ورسوم بيانية وأرقام.
- التوصيات: وفيها يتم توضيح لبعض الإجراءات التي يجب تنفيذها نتيجة لهذا التقرير.
- الخلاصة: ويتم فيها تلخيص سريع لجميع المعلومات المقدمة وهي عبارة عن جوهر التقرير.
بعض الإحتياطات الواجبة عند كتابة تقرير عمل
عند كتابة تقرير عمل لابد من وضع في الإعتبار بعض النقاط الأساسية التي تساعدك في كتابة تقرير العمل بشكل إحترافي بدون أخطاء وبشكل مناسب وهي:
- لابد وأن تكون لغة التقرير مفهومة وواضحة وهادفة.
- لابد وأن يكون تقرير العمل محدد بعدد أوراق معين فلا يطول ويصبح ممل وبه حشو زائد، ولا يكون قصير وغير مفيد وناقص للمعلومات.
- أن يكون خالي من الأخطاء اللغوية أو الأخطاء الإملائية.
- ألا يحتوي على مصطلحات غريبة أو غير مفهومة.
- إذا كان التقرير يحتوي على رسوم بيانية أو أرقام لابد وأن تكون واضحة ومفهومة ودقيقة.
ما الذي يجعل التقرير جيد وله هدف
يعتبر تقرير العمل الذي يقدمه الفرد للجهة المسئولة مفيد له هو شخصيًا على المستوى الوظيفي حيث يعمل على:
- يساعدك في معرفة ما توصل إليه وتعلمه.
- يزيد من المهارات ويعضد التجربة المهنية.
- يساعد في عرض الوقائع الخاصة بالتجربة.
- يساعد الفرد على فهم التجربة بشكل متكامل.
- يعضد الفرد داخل المؤسسة أو الجهة المختصة.
- يساعد المديرين على تقييم الموظفين ويمكنهم من متابعة سير العمل.
