مجلة التفاحة نحو الصحة والحياة
من المعروف أن لكل مؤسسة أو شركة قائمة على صنع المنتجات أو تقديم الخدمات لديها مخزن به مواد تُستخدم لهذه العمليات، وأن هذه المواد عبارة عن مواد خارجة من المخزن أو المؤسسة وهي المواد الصادرة من المخزن أو المواد القادمة إلى المخزن وهي المواد الواردة، لذا تحتاج كل مؤسسة لعمل جرد كل فترة على المخزن الموجود لديها لتعرف ما به من مواد وما تحتاج إليه، لذا تقوم بعملية جرد المخازن الخاص بها وهي عملية مهمة لابد أن تسير وفق قوانين معينة تضعها المؤسسة.
تعريف جرد المخازن
هي عبارة عن عملية حصر للمواد الموجودة داخل المخازن من خلال مستندات وقوائم معروفة لدى القائم على المخزن.
تجرى هذه العملية بين فترات مختلفة أو بشكل مستمر بطريقة منظمة وفعلية.
تقوم إدارة المخازن بوضع طريقة الجرد والإشراف عليها وتحديد جميع القوائم اللازمة والسجلات الضرورية لعمل
إجراءات الجرد بشكل سليم وصحيح.
وتعرف كلمة المخزون بإنها تلك السلع والمواد التي تمتلكها الشركات لتستخدمها في الغرض الأساسي منها
سواء البيع أو تقديم الخدمات.
القوانين اللازمة لتحديد عملية جرد المخازن
تبدأ عمليات جرد المخازن في أي مؤسسة بعد تحديد عدد من النقاط الضرورية التي تقنن الأوضاع في المؤسسة وهي:
- تقوم المؤسسة بتحديد صاحب السلطة على المخازن.
- تحديد أولويات الصرف من المواد الموجودة في المخازن.
- تقوم الجهات المسئولة عن المخازن بالتأكد من المواد المطلوبة من المخازن ومراجعتها حسب المواصفات والقوانين والمواد المتوفرة في المخزن حسب طلبات الصرف.
- القيام بالإجراءات اللازمة لصرف هذه المواد تبعًا للقواعد والقوانين.
أنواع جرد المخازن
- جرد مستمر
- جرد شامل
- جرد مفاجئ
1. الجرد الشامل للمخازن
يتم هذا الجرد في نهاية السنة المالية حيث يقوم بجرد لجميع المواد الموجودة في المخازن بناء على قواعد معينة، ويفيد المؤسسة أو الشركة في معرفة ما لديها من مواد وما تحتاجه، أما القواعد التي تجرى عليه هذا النوع من الجرد هي:
- يقوم مسئول المخزن بوقف جميع عمليات الصرف الداخلة إلى المخزن أو الخارجة منه.
- يشمل هذا الجرد جميع المواد الموجودة داخل المخزن.
- تبدأ عمليات الجرد في جميع المخازن في وقت واحد.
- أن يكون الجرد شامل لكمية المواد وقيمتها النقدية.
- أن يكون الجرد وفق قوائم وسجلات معينة ومقارنتها بالقوائم السابقة لمعرفة الناقص والفائض من المواد.
2. الجرد المستمر للمخازن
تجري عمليات الجرد المستمر للمخازن بشكل دوري لتتمكن المؤسسة من معرفة ما لديها من مواد أو ما تحتاج إليه بشكل مستمر، يشبه في قواعده الجرد الشامل إلا أن لديه بعض الإختلافات نذكر منها:
- لا تشترط عمليات الجرد المستمر وقف جميع عمليات التصدير والإستيراد من المخازن.
- عند القيام بالجرد المستمر يتم التحديث المستمر لجميع القوانين.
- لا يتم مقارنة القوائم والسجلات المستحدثة بما سبقها.
- تستخدم هذه الطريقة من أنواع الجرد لتتمكن المؤسسة من معرفة جميع مدخلات ومخرجات المخازن لتتمكن من تسوية حساباته بشكل مستمر.
3. الجرد المفاجئ
هو عبارة عن نوع من أنواع جرد المخازن يتم بشكل مفاجئ دون علم القائمين على المخازن، هدفه هو جرد المواد المرتفعة في الثمن، وكشف أي عمليات تلاعب تحدث في المخازن، لا تحدث هذه الطريقة إلا على فترات متباعدة، لا يتم تحديد طريقة الجرد إن كانت ستشمل المخزن كله أو عن أنواع معينة من المواد، يستخدم في هذا النوع القوائم والسجلات المُعدّة مسبقًا والتي تم التوقيع عليها من قبل المسئولين عن المخازن.
