عناصر العملية الإدارية

العملية الإدارية هي مجموعة من الوظائف الهامة التي يقوم بالإشراف عليها القائم بالإشراف الإداري حتى تتمكن المنظمة من تحقيق الأهداف المنشودة تتأثر هذه العملية بالعديد من العوامل المشتركة في المعنى الرئيسي للإدارة، أما الإدارة فهي عبارة عن القدرة على إستغلال الموارد الإستغلال الأمثل بهدف تحقيق النتائج المضمونة التي تسعى المنظمة إلى تحقيقها، ومن أهم عناصر العملية الإدارية التي تقوم الإدارة بإستغلالها هي العنصر البشري ورأس المال والمواد الخام والسوق وغيرها، لذا تعتبر العملية الإدارية هي التي تقوم بإدارة تلك الموارد بأفضل طريقة ممكنة للوصول إلى تحقيق الأهداف المنشودة.

عناصر العملية الإدارية

يمكن تلخيص عناصر العملية الإدارية في أربعة نقاط هي: التخطيط – التنظيم – التوجيه – الرقابة.

وفيما يلي شرح مبسط لكل عنصر من هذه العناصر.

1. عنصر التخطيط

التخطيط هو عبارة عن القدرة على تحليل الخطوات وإتخاذ القرارات بشكل إيجابي حتى يتمكن من التنبؤ بالمستقبل وبناء عليه يمكن إتخاذ القرارات السليمة.

وبالتالي يعتبر التخطيط عملية مهمة لابد منها قبل الوصول إلى التنفيذ حيث يساعد التخطيط على وضع نقاط محددة يمكن السير نحوها للوصول إلى الأهداف المنشودة.

يسير التخطيط حسب نقاط محددة وهي:

1. تحديد الهدف المنشود حتى تسير الخطة وفقًا له.
2. معرفة الموارد المتاحة لتحقيق تلك الأهداف.
3. وضع بعض الحلول البديلة التي تفيد في تحقيق الهدف.
4. تقييم الفرضيات والحلول البديلة ثم إختيار الحل الأمثل.
5. تنفيذ الخطة حسب النقاط الموضوعة.
6. تحديد من سيقوم بتنفيذ هذه الخطة ومن سيتحمل المسئولية.
7. المراقبة المستمرة للخطة وتقييم النتائج ومعرفة المميزات والعيوب لدى هذه الخطة.

فوائد التخطيط

يعتبر التخطيط من العمليات الهامة في أي منظمة أو شركة حتى تتمكن من تحقيق الأهداف وله عدة فوائد مهمة تفيد العملية الإدارية ككل ومن أهمها:

1. يعمل التخطيط على التفكير المنظم حسب خطوات معينة.
2. يساعد التخطيط على التفكير في الخطوات المستقبلية وتحديد الخطوات اللازمة.
3. يفيد التخطيط في القدرة على التقييم والرقابة حسب الخطة الموضوعة.
4. يعمل التخطيط على تقليل التكاليف وإستخدام الموارد بأفضل شكل.
5. يساهم التخطيط في تقليل الوقت وإنجاز الأعمال بشكل جيد.

2. عنصر التنظيم

هي عبارة عن وضع جميع الموارد بشكل منظم حتى تتمكن الإدارة من تحقيق الأهداف التي تسعى لها دون تداخل الخطوات أو العمل بعشوائية، ويسير التنظيم وفق خطوات معينة ومن أهمها:

1. تحديد أهداف الإدارة وإحترامها والعمل على تنفيذها.
2. تحديد الأنشطة الضرورية لكل قسم معين حسب الخطة الموضوعة.
3. العمل على تجميع النقاط المتشابهة للعمل عليها في وحدة واحدة.
4. تجميع كل المهمات في وحدات وظيفية وتعين من يقوم بذلك.
5. العمل على تسيير العمل وفق نقاط محددة وربطها ببعض.
6. تحديد مسئولية كل شخص قائم بوظيفة معينة.

3. عنصر التوجيه

ومعنى كلمة التوجيه بمنتهى البساطة هو القدرة على إعطاء التوجيهات والتعليمات للوصول إلى إنجاز العمل وتحقيق الأهداف وبالتالي لإن عملية التوجيه ترتبط بالعلاقة بين الرئيس والمرؤسين لذا يجب على المدير أن يكون متفهم لشخصية العاملين لديه وقادر على تفهم أوضاعهم، ومن أهم شروط التوجيه السليم هي:

1. أن تكون التعليمات واضحة ويمكن فهمها حتى يتمكن العاملين من تنفيذها.
2. أن تكون التعليمات متكاملة لبعض وتنصب في نفس الهدف.
3. أن تكون تلك التعليمات مناسبة لطاقة العاملين.
4. ومن الأفضل أن تكون هذه التعليمات مكتوبة حتى يتمكن العاملين من مراجعتها على فترات والتأكد من تنفيذها.

4. عنصر الرقابة

هي القدرة على رقابة الخطة الموضوعة وطريقة تنفيذها وتقييم هذه الخطط في النهاية، لذا تعتبر الرقابة آخر عناصر العملية الإدارية ولها العديد من الخطوات هي:

1. تحديد الهدف تبعًا للخطة الموضوعة.
2. قياس النتائج بشكل دوري التي تم الوصول إليها.
3. مقارنة تلك النتائج بالأهداف الموضوعة.
4. البحث عن الأخطاء ومحاولة تلافيها.
5. إتخاذ الخطوات التصحيحية المناسبة.
6. المتابعة بشكل مستمر حتى لا يحدث أخطاء جديدة.